Brennpunkt Fahrtkosten – Zuordnungsentscheidung nutzen

Die Behandlung von beruflich bzw. betrieblich verursachten Fahrtkosten richtet sich insbesondere nach dem in § 9 Abs. 4 EStG verwendeten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Ist eine solche anzunehmen, sind Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 € je Kilometer abzugsfähig. Reisekosten für Dienstreisen, also für die beruflich veranlasste Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, sind hingegen wesentlich umfangreicher abzugsfähig. Bei den Fahrtkosten anlässlich von Dienstreisen können entweder die tatsächlichen Kosten oder aber die Reisekostenpauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer in Abzug gebracht werden. Dies ist ein Unterschied zur Entfernungspauschale, bei der nicht die gefahrenen Kilometer, sondern die Entfernungskilometer maßgeblich sind.

Nach dem Gesetzestext und dem erläuternden Schreiben des BMF vom 24.10.2014 bestimmt sich die erste Tätigkeitsstätte grundsätzlich nach der Festlegung des Arbeitgebers. Die Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte ist dabei an keine besondere Form gebunden. Aus Nachweiszwecken empfiehlt sich allerdings weniger eine mündliche, als vielmehr eine schriftliche Definition im Arbeits- oder Anstellungsvertrag. Kann eine Zuordnung derart nachgewiesen werden, kommt es im Übrigen auch nicht auf die Quantität und Qualität des Tätigwerdens des Arbeitnehmers an. Nach derzeitiger Literaturauffassung wäre es daher ausreichend, wenn an der zugordneten ersten Tätigkeitsstätte lediglich Stundenzettel abgegeben, Arbeitsaufträge oder Waren abgeholt oder der Dienstwagen abgeholt bzw. zurückgegeben werden. Auch könnte eine betriebliche Einrichtung bei einem verbundenen Unternehmen oder einem Kunden des Arbeitgebers als dauerhafte, erste Tätigkeitsstätte definiert werden.

Fehlt die Zuordnung durch den Arbeitgeber oder ist diese nicht eindeutig, richtet sich die erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Kriterien. Eine Einrichtung gilt danach als erste Tätigkeitsstätte wenn der Arbeitnehmer an dieser typischerweise arbeitstäglich, je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Kann auch nach dieser quantitativen Methode keine Tätigkeitsstätte festgestellt werden, hat der Arbeitnehmer keine „erste Tätigkeitsstätte“. Sämtliche beruflich bedingten Fahrtkosten können damit mit den tatsächlichen Kosten oder der Reisekostenpauschale in Abzug gebracht werden.

Eine ungünstige Ausnahme hiervon ist die Konstellation, in der der Arbeitgeber einen Sammelpunkt festlegt, an dem sich der Arbeitnehmer dauerhaft und arbeitstäglich einzufinden hat, um von dort seine Tätigkeit aufzunehmen. In diesem Fall liegt am Sammelpunkt die erste Tätigkeitsstätte, wie das FG Nürnberg mit Urteil vom 13.05.2016 nochmals bekräftigte. Die Sammelpunkttheorie kann wie erläutert durch Festlegung einer anderen „ersten Tätigkeitsstätte“ seitens des Arbeitgebers umgangen werden, selbst wenn dieser Ort nur selten aufgesucht werden muss.

copyright by Lars Meinel, Steuerberater Hof, Plauen