Im Fokus der Betriebsprüfung: die ordnungsgemäße Kassenführung

Welcher Schnellimbiss-Besucher kennt die Frage nicht: „Zum hier Essen oder zum Mitnehmen?“. Was nach einem verpackungstechnischen Hintergrund klingt, ist in erster Linie eine wichtige steuerrechtliche Fragestellung. So werden Restaurationsumsätze, also die Bewirtung vor Ort, mit 19% besteuert, während reine Speisenlieferungen mit 7% Umsatzsteuer zu belegen sind. Die Antwort „Zum hier Essen“ führt daher zu einer höheren Umsatzsteuer, die der Gastronom an das Finanzamt abführen muss. Der Erfassungsvorgang im Kassensystem hat damit enorme Bedeutung für die Höhe der abzuführenden Steuer.

Die hohe Bedeutung der Kassenführung betrifft den bargeldorientierten Branchen-zweig aber generell – von Eisdielen über Gaststätten, von Einzelhändlern bis Friseu-ren, von Tankstellen bis Bäckereien. Nur wenn die Bargeldgeschäfte vollständig und ordnungsgemäß aufgezeichnet werden, ist die zutreffende Berechnung der Umsatzsteuer, aber auch der Ertragsteuer – also Einkommen- respektive Körperschaftsteuer – gewährleistet. Da die Nichterfassung bar vereinnahmter Beträge, aber auch die Eingabe des falschen Steuersatzes nahe liegt, fokussiert die Betriebsprüfung das Thema „Kassenführung“ immer mehr. Nach spektakulären, flächendeckenden Betrugsfällen im Apothekenbereich wird das lange Zeit vernachlässigte Prüfungsfeld derzeit massiv belebt.

Dabei stehen die elektronischen Registrierkassensysteme, also die bekannten Kassengeräte, im Mittelpunkt des Interesses der Prüfer. Welche Funktionen das Kassensystem hierbei erfüllen muss, um als ordnungsgemäß zu gelten, ist gesetzlich nicht normiert. Es wurde der Auslegung der Finanzverwaltung sowie der Rechtsprechung überlassen, klare Vorgaben für elektronische Kassensysteme zu erstellen. Dieser Aufgabe hat sich das Bundesministerium der Finanzen gestellt und die „Neue Kassenrichtlinie“ bekannt gegeben. Gefordert wird u.a. – mit einer Übergangsregelung bis 2016 – eine vollständige elektronische Dokumentation der einzelnen Eingabevorgänge, eine elektronische Übertragungsmöglichkeit der Einzeldaten auf den Rechner des Betriebsprüfers sowie eine Dokumentation späterer Änderungen. Die Aufbewahrung der altbewährten „Kassenbons“ und „Papier-Tagesberichte“ gehört damit der Vergangenheit an.

Unzählige Klageverfahren und Gerichtsurteile präzisieren zwischenzeitlich die unge-nauen Vorgaben der Finanzverwaltung. Dabei wird der Finanzbehörde bereits jetzt eine Änderung von bestandskräftigen Steuerfestsetzungen zugestanden, wenn die Kassenführung Mängel aufweist (FG Münster 08.05.2012). Selbst wenn Geldzuflüsse aus dem Privatbereich nicht plausibel erläutert werden können, kann das Finanzamt nicht versteuerte Einnahmen unterstellen (BFH-Beschluss 13.06.2013). Es kann betroffenen Unternehmern daher nur empfohlen werden, die Vorgaben der Finanzverwaltung genauestens einzuhalten. Angesichts der Tatsache, dass derzeit nur rund 30% der eingesetzten Kassensysteme die Vorgaben der neuen Kassenrichtlinie erfüllen, ein wichtiger Rat.

Copyright by Lars Meinel, Steuerberater, Hof/Plauen